Efektywna praca to nie motywujące hasła i wlewanie w siebie hektolitrów kawy. To konkretne działania! A wiadomo, jak działamy, popełniamy błędy – to zupełnie normalne! Niestety niektóre z nich mogą nam całkiem skutecznie rujnować efektywność.
Brak określonego czasu, w którym pracujesz
Dotyczy to zwłaszcza osób, które pracują z domu i nie mają sztywnych godzin pracy. W takim przypadku bardzo łatwo z jednej strony pracować cały dzień, a z drugiej często mniej zrobić, bo przecież mamy do dyspozycji jeszcze tyyyyyyyle godzin.
To też niebezpieczne z jeszcze jednego powodu: nie masz czasu dla siebie lub na nic innego niż praca, bo w sumie zawsze jeszcze można coś zrobić, coś dokończyć. Doskonale wiem, jak to jest, ponieważ sama dość długo nie miałam wyznaczonych tych godzin i strasznie rozwlekałam to, co mam do zrobienia.
Dlatego dobrze jest sobie wyznaczyć taki punkt w ciągu dnia, po którym już nie pracujesz, tylko na przykład masz czas dla siebie.
Brak określonego czasu na odpoczynek
Odpocznę, jak tylko skończy się sesja. Zrobię sobie wolne, jak dokończymy ten projekt. Odpocznę, jak zamkniemy kwartał.
Odkładamy odpoczynek na coraz to późniejszy moment, a potem się dziwimy, że nie mamy siły pracować, trudniej nam się skupić czy nie możemy wymyślić fajnych pomysłów. I ja wiem, zaraz pojawią się stwierdzenia, że żeby odpocząć, to co najmniej tydzień. A najlepiej miesiąc. W ciepłych krajach, pod palmami. Wydaje mi się, że jednak nie za często lądujemy w tropikach. Wiem też, że bez odpoczynku trudniej nam będzie pracować i szybko się wypalimy.
Dlatego warto zastanowić się, co sprawia, że czujemy się wypoczęte i…wpisać to do naszych planów! A potem po prostu odpocząć. Ktoś musi wykonywać te projekty. Tym kimś jesteś najczęściej Ty! A bez sił i energii bardzo trudno efektywnie pracować.
Nieplanowanie działań
Kolejną pułapką efektywnej pracy jest nieplanowanie działań. Powiedzmy, że musisz wyjść na pocztę, zrobić zdjęcia na cały miesiąc, do spożywczego, zrobić pranie i nagrać podcast. I można to zrobić na dwa sposoby (można pewnie oczywiście na więcej, ale chcę Ci pokazać o co mi chodzi.
I sposób: robisz to według kolejności, czyli wychodzisz, robisz zdjęcia, wychodzisz, robisz pranie i nagrywasz podcast podczas gdy Twoja pralka dudni w najlepsze. Przyznasz, że taka wizja trochę średnio wygląda. Dwa razy musisz się zbierać do wyjścia, światło do zdjęcia może być już słabe, a hałas podczas nagrywania tylko dołoży Ci pracy.
A co, gdyby ułatwić sobie życie i trochę te zadania poprzestawiać? Zdjęcia podczas najlepszego dla nich światła. Pranie, podczas gdy Ty wyjdziesz za jednym zamachem na pocztę i na zakupy, a na koniec w ciszy nagrasz podcast. Takie zachowanie z pewnością ułatwi Ci działanie.
Zastanów się, czy swoje zadania możesz jakoś tak pogrupować, żeby samej sobie nie utrudniać pracy.
Efektywna praca a robienie przerw
Wiesz, że bardzo polecam pracę w blokach czasowych oddzielonych przerwą kiedy się uczysz. Ale to oczywiście nie jedyne jej wykorzystanie! Efektywna praca, to dla mnie właśnie praca w blokach. Często jednak ludzie rezygnują z przerw, bo myślą, że jeżeli ich nie zrobią, to popracują więcej.
Wcale tak nie jest. Praktycznie nie jesteśmy w stanie pracować non stop przez osiem godzin! A jeżeli ktoś mówi, że jest, to najprawdopodobniej sam nie zauważa momentów, w których się dekoncentruje i pracuje mniej wydajnie. W zależności od zadania, jednorazowo możemy się skupić od 15 do 60 minut. Oczywiście zdarzają się momenty flow, kiedy pracujemy np. 3h, ale raczej nie doświadczamy ich co zadanie.
Dlatego, żeby podtrzymać swoją wydajność i efektywność warto chociaż na pięć minut wstać i oderwać się od zadania!
Nie zapisujesz, co masz zrobić
Przeceniamy naszą pamięć! Że wszystko zapamiętamy, że niczego nie zapomnimy. Tymczasem nasza pamięć krótkotrwała może pomieścić 5 elementów +/-2, czyli od 3 do 7 informacji. A potem? Jeśli są ważne, idą dalej. Jeżeli nie, to je zapominamy. W efekcie nie pamiętamy całej naszej listy rzeczy do zrobienia, mamy wrażenie, że mamy jeszcze mnóstwo czasu w stosunku do zadań.
Jeśli nie zapisujesz, co masz zrobić, nie widzisz też swojego postępu. Łatwo wtedy wpaść w przekonanie, że nic się danego dnia nie zrobiło i że nic nam się nie udaje. A wystarczyło zapisać, to, co mamy zrobić!
Efektywna praca a podstawowe potrzeby
Moim zdaniem to jeden z ważniejszych punktów. Chcemy aby nasza praca była efektywna, ale utrudniamy sobie ją już od podstaw. Śpimy za mało, pijemy za mało wody, a głód zagłuszamy wypitą na szybko kawą. I to się potem odbija na problemach z koncentracją i skupieniem, na tym, że nie mamy energii do pracy czy że zamiast właśnie skupić się na zadaniu, rozprasza nas jakiś bolący mięsień.
I spokojnie, nie mówię, że od teraz masz wszystko zmienić, spać odpowiednią ilość godzin, wplatać codzienny trening i w ogóle rewolucjonizować życie. Ale wiesz, kilka skłonów podczas przerwy, o której wyżej pisałam, butelka wody na biurku i jakieś przekąski i już wzrasta szansa na efektywniejszą pracę!
